リオフィスではオフィス移転の準備について、チェックリストを無料でご用意させて頂いております。
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オフィス移転は企業にとって大きなプロジェクトです。スムーズに移転を進めるためには、早い段階から計画的に準備を整えることが重要です。ここでは、オフィス移転の準備における基本的な流れとポイントをご紹介します。
移転の目的を明確にする
まずは「なぜ移転するのか」を明確にしましょう。
・人員増加に伴うスペース不足の解消
・立地改善による通勤や顧客アクセスの向上
・コスト削減やオフィス環境の改善
目的をはっきりさせることで、候補となる物件や必要な設備が明確になります。
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スケジュールを立てる
オフィス移転には通常6か月～1年程度の準備期間が必要です。
必要な期間を逆算してスケジュールを作成することが大切です。
物件選びと契約
物件選びでは、立地・賃料・広さ・設備を総合的に比較検討します。
特に「坪数と必要席数のバランス」や「インターネット回線・空調設備の有無」は入居後の快適さに直結するため、事前に確認が必要です。
内装・レイアウトの計画
新オフィスでは業務効率や社員満足度を高めるレイアウト設計が重要です。
会議室や執務スペースの配置、動線設計、フリーアドレス化など、自社の働き方に合ったプランを検討しましょう。
内装付きオフィスの場合はこれらの負担が少なく済みます。
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IT・通信環境の整備
移転当日から業務を開始できるように、ネットワーク回線や電話設備の手配は早めに行います。
特にインターネット回線は開通まで時間がかかる場合があるため注意が必要です。
社内外への周知
社員への案内はもちろん、取引先や顧客への移転案内も忘れずに行いましょう。
郵便物や名刺、Webサイトの住所変更も並行して準備することが大切です。
原状回復工事の手配
旧オフィスを退去する際には、原状回復工事が必要となるケースが多いです。
契約内容を確認し、費用やスケジュールを早めに調整しておきましょう。
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オフィス移転は大きな労力を伴いますが、事前準備をしっかり行えばスムーズに進めることができます。自社の成長や働き方改革の一環として、最適な移転計画を立てましょう。
まずは専門家に相談する
